Como parte de “Think Work Out of the Box”, nuestro libro sobre la transformación del hábitat de trabajo, Studio Banana se sentó con líderes de varias industrias para conocer sus ideas sobre qué herramientas y entornos pueden servir mejor a la fuerza de trabajo contemporánea.

Ben Waber es el director general y cofundador de Humanyze, una empresa de análisis personal que mide los patrones de comunicación para ayudar a las empresas a responder a preguntas específicas sobre el diseño organizativo, la planificación de la plantilla y el cumplimiento de las normativas. Es científico visitante en el MIT Media Lab, ha trabajado como investigador senior en la Harvard Business School y se doctoró en el MIT por su trabajo con el grupo de Dinámica Humana de Alex «Sandy» Pentland.

Este es un extracto de nuestra conversación, en la que desarrolla la importancia de comprender mejor a los empleados para provocar cambios que generen impacto en la cultura de las organizaciones.

Studio Banana– Has desarrollado el Sociometric Badge, un dispositivo que utilizais en Humanyze para analizar los comportamientos de las personas dentro de una empresa concreta. Imaginamos que a través de los análisis y durante el proceso de recopilación y análisis de los datos, obtenéis un conocimiento en profundidad sobre qué y cómo deben implementarse los cambios específicos en una empresa.

Ben Waber– De hecho, la gente suele venir a mí con una hipótesis en mente, o al menos con una observación, una intuición sobre qué aspectos deberían cambiar en su empresa. Hasta hace un par de años, era muy difícil o incluso imposible demostrar su hipótesis. Pero hoy en día estamos en condiciones de probar, recopilar datos y aprobar (o no) una determinada hipótesis.

Y una vez que se obtiene dicha aprobación, es importante prever la aplicación del cambio como un proceso evolutivo. Si, por ejemplo, no ha reorganizado previamente los asientos de sus empleados, no sería prudente empezar a intercambiar los asientos a diario. Hay que fomentar una «cultura del cambio», por así decirlo. Y hay que identificar el ritmo, o la velocidad de implementación del cambio de su sector específico y luego adaptarse a él de forma lenta pero segura.

SB– Usando vuestro método de recopilación de datos,, está claro que se pueden tomar decisiones informadas. Sin embargo, en respuesta a vuestro análisis y para obtener un rendimiento empresarial óptimo, por ejemplo, se tienen que modificar o al menos influir en los patrones de comportamiento de las personas. Y más allá de los propios, esta implementación del cambio exige considerables habilidades.

BW– Fundamentalmente, con nuestro Sociometric Badge proporcionamos una herramienta que diagnostica y rastrea el comportamiento. Y obviamente acompañamos el proceso de una evaluación de los resultados obtenidos. Sin embargo, la decisión concreta que se tome a partir de estos resultados depende de los propios líderes, ya que ellos tienen un conocimiento completo del contexto de su empresa.

Para garantizar la eficacia del análisis y de la aplicación del cambio, recomendamos centrarse en uno o varios aspectos a la vez (en lugar de intentar abordar demasiados al mismo tiempo). Analizamos y modificamos un aspecto, para luego comprobar la calidad y el impacto de las acciones realizadas. Si una modificación no tiene impacto (suficiente), probamos otra opción. De este modo, emprendemos varios pequeños cambios en el patrón de comportamiento.

SB– En tus presentaciones, ilustras diferentes patrones de interacción entre los empleados. Y mencionas que el hecho de trabajar en diferentes plantas es un factor decisivo en la naturaleza y la frecuencia de la interacción entre colegas. En general, ¿qué impacto tiene la distribución de la oficina en los resultados que se obtienen?

BW– Enorme. Para que quede claro, cuando empezamos nuestro proyecto de investigación en el Instituto Tecnológico de Massachusetts no tenía en cuenta, ni siquiera era consciente, del impacto del lugar de trabajo. Simplemente no se me había pasado por la cabeza. De hecho, vimos muchas cosas, que no esperábamos al principio, pero que echando la vista atrás tenían todo el sentido. Por ejemplo, que el 40 por ciento de mi comunicación oral se dirigía a las personas que trabajaban a mi lado, mientras que hacia los compañeros sentados en la misma fila, mi comunicación oral disminuía al 20-30 por ciento, y que esto bajaba al 10 por ciento con las personas cuyos escritorios estaban a unas cuantas filas de distancia. Teniendo en cuenta estos hechos, hay que evaluar cuidadosamente qué personas y equipos se sientan unos al lado de otros y también hay que prever zonas de congregación entre determinados equipos o dentro de ellos. Obviamente, este tipo de consideraciones están estrechamente relacionadas con la distribución de las oficinas y el diseño del lugar de trabajo.

SB– Entonces, si hemos entendido bien, ¿recomiendas que cada empresa organice específicamente la distribución de las oficinas o el lugar de trabajo?

BW– Lo ideal es que el lugar de trabajo se organice para cada empresa, pero al mismo tiempo tiene que seguir siendo maleable para poder adaptarse a la velocidad y al tipo de cambios que requiera el negocio real. Hay que pensar en la distribución de una oficina como una situación momentánea, un proceso iterativo.

En la mayoría de las situaciones, el edificio de una sede está previsto para que dure unos 30 años. Sin embargo, la configuración de la empresa cambiará a lo largo de ese tiempo y, por lo tanto, se tendrá que revisar y tomar decisiones sobre las distribuciones específicas. Este proceso de revisión no es obvio y las empresas suelen renunciar a él debido a las implicaciones financieras, lo que, en mi opinión, es una decisión errónea. Por las razones mencionadas anteriormente, una disposición inadecuada disminuirá el rendimiento de la empresa. Así que, en resumen y respondiendo a tu pregunta, tienes que construir un marco que se adapte a tu negocio y modificar los elementos necesarios según se desarrolle la vida laboral.

La conversación completa, en la que hablamos de la importancia de la recopilación de datos inteligentes en la definición de la distribución del lugar de trabajo, se encuentra en el capítulo de Tecnología del lugar de trabajo de «Think Work Out of the Box».

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* Fotografía: Rubén P. Bescos para STUDIO BANANA.