Im Rahmen von „Think Work Out of the Box“, unserem Buch über die Transformation von Arbeitsplätzen, hat sich Studio Banana mit Führungskräften aus verschiedenen Branchen zusammengesetzt, um ihre Gedanken zum Thema zu hören, welche Tools und welche Arbeitsumgebung den heutigen Arbeitnehmern am besten dienen können.

Ben Waber ist CEO und Mitbegründer von Humanyze, einem People-Analytics-Unternehmen, das Kommunikationsmuster misst, um Unternehmen bei der Beantwortung spezifischer unternehmerischer Fragen rund um Organisationsdesign, Personalplanung und Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen. Er ist Gastwissenschaftler am MIT Media Lab, war zuvor als leitender Forscher an der Harvard Business School tätig und erhielt seinen Doktortitel vom MIT für seine Arbeit in der Human Dynamics-Gruppe von Alex “Sandy” Pentland.

Hier ist ein Auszug aus unserem Gespräch, in dem er darauf eingeht, wie wichtig es ist, Mitarbeiter besser zu verstehen, um wirkungsvolle Veränderungen in der Kultur von Organisationen zu schaffen.

Studio Banana- Sie haben das Sociometric Badge entwickelt. Sie setzen dieses Gerät bei Humanyze ein, um das Verhalten von Menschen in einem Unternehmen zu analysieren. Wir stellen uns vor, dass Sie durch Ihre Analysen und während des Prozesses des Erfassens und Analysierens der Daten einige aufschlussreiche Erkenntnisse darüber gewinnen, was und wie spezifische Veränderungen in einem Unternehmen umgesetzt werden sollten.

Ben Waber- In der Tat kommen die Leute ziemlich oft mit einer Hypothese im Kopf zu mir, oder zumindest mit einer Beobachtung, einer Intuition, welche Aspekte in ihrem Unternehmen verändert werden sollten. Bis vor ein paar Jahren war es sehr schwierig oder sogar unmöglich, ihre Hypothese zu beweisen. Aber heute sind wir in der Lage, zu testen, Daten zu erfassen und eine bestimmte Hypothese tatsächlich zu bestätigen (oder auch nicht).

Und sobald Sie eine solche Bestätigung erhalten haben, ist es wichtig, eine Change-Implementation als einen sich entwickelnden Prozess zu sehen. Wenn Sie z. B. die Sitzordnung Ihrer Mitarbeiter bisher nicht verändert haben, wäre es nicht ratsam, die Sitzordnung täglich neu zu ordnen. Es sollte sozusagen eine “Veränderungskultur” gepflegt werden. Und man muss das Tempo bzw. die Geschwindigkeit der Veränderungsimplementierung in der eigenen Branche erkennen und sich dann langsam, aber sicher darauf einstellen.

SB- Durch Ihre Methode der Datenerfassung ermöglichen Sie sicherlich eine fundierte Entscheidungsfindung. Aber als Reaktion auf Ihre Analyse und um eine optimale Unternehmensleistung zu erzielen, müssen Sie zum Beispiel die Verhaltensmuster der Menschen verändern oder beeinflussen. Und jenseits der aussagekräftigen Daten erfordert diese Veränderungsumsetzung erhebliche Soft Skills.

BW- Grundsätzlich stellen wir mit unserem Sociometric Badge ein Tool zur Verfügung, das Verhalten diagnostiziert und erfasst. Und wir begleiten natürlich auch den Auswertungsprozess der gewonnenen Ergebnisse. Doch welche konkrete Entscheidung auf Basis dieser Ergebnisse getroffen werden soll, liegt bei den Führungskräften selbst, da sie ein tiefes Verständnis für den komplexen Kontext ihres Unternehmens haben.

Um eine effiziente Analyse und Veränderungsimplementierung zu gewährleisten, empfehlen wir sich jeweils auf einen oder wenige Aspekte zu konzentrieren (anstatt zu versuchen, zu viele Themen auf einmal anzugehen). Wir analysieren und modifizieren einen Aspekt, um dann die Qualität vorher und die Auswirkungen der getroffenen Maßnahmen zu überprüfen. Wenn eine Änderung nicht wirksam (genug) ist, versuchen wir eine andere Methode. Auf diese Weise nehmen wir mehrere kleine Änderungen an den Verhaltensmustern vor.

SB- In Ihren Vorträgen veranschaulichen Sie unterschiedliche Muster der Interaktion zwischen den Mitarbeitern. Und Sie erwähnen, dass das Arbeiten auf verschiedenen Büro-Stockwerken ein entscheidender Faktor für die Art und Häufigkeit der kollegialen Interaktion ist. Welchen Einfluss hat generell das Layout eines Büros auf die Ergebnisse, die Sie erzielen?

BW- Einen ziemlich enormen. Nur um eines noch klarzustellen: Als wir mit unserem Forschungsprojekt am Massachusetts Institute of Technology begannen, habe ich den Einfluss des Arbeitsplatzes nicht in Betracht gezogen und war mir dessen auch nicht bewusst. Es war mir einfach nicht in den Sinn gekommen. Tatsächlich haben wir viele Dinge gesehen, die wir anfangs nicht erwartet hatten, die aber im Nachhinein völlig Sinn machten. Zum Beispiel, dass 40 Prozent meiner mündlichen Kommunikation an die Personen gerichtet war, die direkt neben mir arbeiteten. An Kollegen, die in der gleichen Sitzreihe saßen, aber nicht direkt neben mir, sank meine mündliche Kommunikation auf 20-30 Prozent, und bei Personen deren Schreibtische ein paar Reihen entfernt waren, auf 10 Prozent. In Anbetracht dieser Tatsachen sollten Unternehmer sorgfältig abwägen, welche Personen und Teams nebeneinandersitzen, und sie sollten auch Rückzugsbereiche zwischen oder innerhalb bestimmter Teams vorsehen. Diese Art von Überlegungen stehen natürlich in engem Zusammenhang mit Bürolayouts und Arbeitsplatzgestaltung.

SB- Wenn wir Sie also richtig verstehen, empfehlen Sie, die Bürolayouts bzw. den Arbeitsplatz spezifisch für jedes Unternehmen zu gestalten?

BW- Idealerweise sollte der Arbeitsplatz für jedes Unternehmen organisiert sein, aber gleichzeitig muss er formbar bleiben, um sich an die Geschwindigkeit und die Art der Veränderungen anzupassen, die das aktuelle Geschäft erfordert. Sie müssen sich ein Bürolayout als eine momentane Situation vorstellen, als einen iterativen Prozess.

In den meisten Fällen ist das Gebäude eines Unternehmens für etwa dreißig Jahre geplant. Die Konfiguration des Unternehmens wird sich jedoch in dieser Zeitspanne ändern, und deshalb muss die Unternehmensleitung die spezifischen Layouts entsprechend überprüfen und Entscheidungen treffen. Dieser Überprüfungsprozess ist nicht selbstverständlich und Unternehmen verzichten oft aufgrund der damit verbundenen Kosten darauf, was meiner Meinung nach eine Fehlentscheidung ist. Aus den bereits erwähnten Gründen wird ein ungeeignetes Layout die Leistung des Unternehmens senken. Kurz gesagt und um Ihre Fragen zu beantworten: Sie müssen einen Rahmen schaffen, der zu ihrem Unternehmen passt, und die notwendigen Elemente im Laufe des Arbeitslebens anpassen.

Das vollständige Gespräch, in dem wir die Wichtigkeit einer intelligenten Datenerfassung bei der Definition von Arbeitsplatzlayouts diskutieren, finden Sie im Kapitel über Arbeitsplatztechnologie von „Think Work Out of the Box“.

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* Fotografie: Rubén P. Bescos für STUDIO BANANA.