Die Begleitung einer Transformation der Arbeitsweisen endet nicht mit dem Umzug der Mitarbeitenden in eine neue Umgebung. Ein erfolgreiches Beispiel dafür ist unsere Zusammenarbeit mit der Stadt Thun, wo wir die Initiative Flexible Arbeitsweisen effektiv umgesetzt haben. Gemeinsam starteten wir einen Co-Design-Prozess, um die Transformation in fünf Abteilungen an zwei verschiedenen Standorten voranzutreiben. Diese zweijährige Begleitung wurde durch Co-Creation-Workshops, einen Baustellenbesuch, verschiedene Aktivitäten mit Nutzervertretenden, Table Talkers, Guided Tours in den neuen Räumlichkeiten, und Reflexionsworkshops zur Unterstützung des Wandels sowie Vorher-Nachher-Umfragen mit den künftigen involvierten Mitarbeitenden bereichert. Auf dieser Basis wurde eine massgeschneiderte Arbeitsumgebung geschaffen.

“Mit einer modernen Arbeitsgestaltung kann die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben flexibler gestaltet werden. Sie ist in der heutigen Zeit nicht nur ‹nice to have›, sondern ein Must-have.”

Joelle Bühler, Head of HR of the city of Thun

Antworten auf die aktuellen Herausforderungen der Arbeitswelt

In enger Zusammenarbeit mit dem Amt für Stadtliegenschaften der Stadt Thun entwarfen wir nicht nur neuen Arbeitsplätze, die auf Bausteinen einer flexiblen Arbeitswelt basierten, sondern berieten auch über neue stadtweite Möbelstandards, die die Bedürfnisse einer aktivitätsorientierten Arbeitsumgebung mit traditionellen Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen kombinieren.

“Über den räumlichen Aspekt hinaus hat die externe Unterstützung auf diesem Weg sehr dazu beigetragen, die Akzeptanz für ein neues Konzept bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu stärken”.

Katja Brunetta-Brunner, Leiterin des Portfoliomanagements

Um den nachhaltigen Ambitionen des Kunden gerecht zu werden und die wichtigsten Prinzipien der Kreislaufwirtschaft zu berücksichtigen, haben wir die meisten der bestehenden Möbel der Abteilung wiederverwendet. Sogar viele der USM-Module, die nicht mehr als Stauraum benötigt wurden, wurden zu Raumtrennern mit Pflanzen oder persönlichen Schliessfächer umgebaut.

Ein flexibler Prozess, um flexible Ergebnisse zu erzielen

Thanks to a close and fluid exchange with the team representatives in multiple iterations at all stages, Studio Banana’s experts managed to find the right space to fit the specific workplace requirements.

Dank eines engen und fließenden Austauschs mit den Teamvertretenden in mehreren Iterationen in allen Phasen gelang es den Experten von Studio Banana, den richtigen Raum für die spezifischen Arbeitsplatzanforderungen zu finden.

“Das Projekt gab uns die Möglichkeit, Bausteine für flexible Arbeitsweisen zu entwickeln und deren Umsetzung in sehr unterschiedlichen architektonischen Umgebungen zu testen. Einerseits bot uns das historische Gebäude des Thunerhofs mehr geschlossene Räume, andererseits ermöglichte uns die neue Erweiterung des Standorts an der Industriestrasse grössere Grundflächen und mehr Flexibilität.” so der Kommentar Jerry Schanen, Arbeitsplatzarchitekt bei Studio Banana.

Im Rahmen dieses Prozesses wurden Mitarbeitende verschiedener Generationen und der verschieden Stakeholder, einschließlich der Leitenden der fünf Abteilungen einbezogen, was von entscheidender Bedeutung für das Ergebnis war.

Das Einbinden aller Stakeholder während des gesamten Projekts und mehrerer Berührungspunkte waren entscheidende Aspekte, um Inspiration zu wecken. In jeder Phase spielten Nutzervertretende aus den fünf Teams eine aktive Rolle bei der Entwicklung des Layouts, aber auch bei der effektiven Umsetzung neuer Arbeitsgewohnheiten in ihren jeweiligen Abteilungen. Ergänzt wurden dies durch Table Talker und Plakate, die den gemeinsam entwickelten Bürokodex bekannt machten. Die Baustellenbesichtigung während des Umbaus unterstütze die zukünftigen Nutzenden dabei, sich ein Bild von der zukünftigen Umgebung zu machen. Die Führungen nach dem Einzug vertieften das Verständnis für die verschiedenen Settings und wie sie im Alltag genutzt werden können.

“Mit dieser neuen Umgebung konnten wir unser Image eines modernen Arbeitgebers stärken und den Verwaltungsmief loswerden. Auch wenn es Einzelne gibt, die den Umgebungswechsel kritisch sehen, konnte ich in der Zwischenzeit lange offene Stellen besetzen”.

Urs Eggerschwiler, Leiter IT

Während des gesamten Prozesses hatten alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit, ihre Ideen und ihr Feedback in zwei Umfragen einzubringen, in denen auch ihr Zufriedenheitsgrad erfasst wurde: Vor dem Umzug gaben nur 20 % an, dass sie sich im Büro rundum wohl fühlten, eine Zahl, die sich in der neuen Umgebung auf 53 % erhöhte. Die neue Arbeitsumgebung fördert insbesondere Aktivitäten wie den Austausch im Team, informelle und formelle Besprechungen und Videokonferenzen.

“Was wir an dem neuen Konzept schätzen, sind die Co-Working-Räume, die es uns ermöglichen, von Zeit zu Zeit an einem anderen Ort zu arbeiten. Das ist vor allem nach Meetings sehr praktisch.”

Sandra Weber, Portfoliomanagement und Anwender