El apoyo a la gestión del cambio no acaba cuando un equipo se traslada a su nuevo espacio. Un ejemplo exitoso de este enfoque es nuestra colaboración con la ciudad de Thun, donde implementamos iniciativas de trabajo flexible mediante un proceso de codiseño que impulsó la efectiva transformación en cinco departamentos ubicados en dos locaciones diferentes. Un proyecto de dos años para dar forma a espacios de trabajo personalizados enriquecido con diferentes actividades de participación con los grupos de interés; desde talleres de co-creación a visitas, talleres de reflexión, medidas de apoyo al cambio y encuestas pre y post ocupación con los futuros usuarios.

“Con un diseño de espacio de trabajo moderno, el equilibrio entre la vida personal y laboral se vuelve más flexible. Hoy en día, no se trata de algo que ‘estaría bien tener’, sino algo imprescindible”.

Joelle Bühler, Jefa de recursos humanos de la ciudad de Thun

Abordando los desafíos laborales actuales

En estrecha colaboración con el departamento de Real Estate de la ciudad de Thun, no solo diseñamos nuevos espacios de trabajo basados en bloques de construcción espaciales, sino que también asesoramos sobre nuevos estándares de mobiliario para toda la ciudad que combinan necesidades puntuales según la actividad, con escritorios tradicionales y salas de reuniones.

“Más allá del aspecto espacial, contar con apoyo externo nos ayudó mucho a fortalecer la aceptación de este nuevo concepto entre el personal” comenta Katja Brunetta-Brunner, Jefa de gestión de activos, departamento de Real Estate de la ciudad de Thun.

Además, para abordar las ambiciones sostenibles del cliente y adoptar los principios clave de la Economía Circular, reutilizamos la mayor parte del mobiliario existente. Incluso muchos de los módulos de almacenamiento que ya no eran necesarios se reutilizaron como divisores espaciales para plantas o taquillas individuales.

Procesos flexibles, resultados flexibles

Gracias a una constante y fluida interacción en todas las etapas con los representantes de cada equipo, nuestros expertos lograron delinear el espacio ideal para satisfacer los requisitos específicos planteados.

“El proyecto nos brindó la oportunidad de desarrollar componentes básicos para formas flexibles de trabajo y probar su implementación en entornos arquitectónicos muy diferentes. Por un lado, el edificio histórico de Thunerhof nos proporcionó espacios más cerrados; por otro, la nueva ampliación ubicada en Industriestrasse, de mayor superficie, nos dio más flexibilidad” comenta Jerry Schanen, Arquitecto en Studio Banana.

La promoción de participación intergeneracional con grupos de interés de múltiples niveles (incluidos los directores de cinco departamentos) ha sido clave.

Involucrar a todas las partes interesadas a lo largo del proyecto y hacer seguimiento a través de múltiples puntos de contacto ha sido fundamental para inspirar a otros. Durante cada fase, los embajadores de los cinco equipos desempeñaron un papel activo tanto en el desarrollo del diseño como en la traducción efectiva de los nuevos hábitos de trabajo en sus respectivos departamentos y con comunicaciones específicas acerca de los cambios. Si bien las visitas a obra durante la fase de construcción ayudaron al equipo a imaginar el futuro entorno, las visitas guiadas tras la mudanza lograron solidificar aún más su comprensión del uso previsto de los diferentes espacios.

“Con este nuevo ecosistema, podemos transformar nuestra antigua imagen empleadora en una más moderna. Aunque hay personas que todavía lo ven con ojo crítico, gracias a este cambio pudimos cubrir vacantes abiertas desde hace mucho tiempo.”

Urs Eggerschwiler, Direcctor de TI

A lo largo del proceso, todos el staff tuvo la oportunidad de aportar sus ideas y dar feedback en dos encuestas que también captaron sus niveles de satisfacción: antes de la mudanza, sólo el 20% afirmaba sentirse plenamente cómodo en la oficina, cifra que aumentó hasta el 53% con el nuevo entorno laboral; mejorando particularmente actividades como el intercambio entre equipos, las reuniones formales e informales y las videoconferencias.

“Lo que apreciamos del nuevo concepto son las salas de co-working que nos permiten trabajar desde un sitio diferente si es necesario. Esto es conveniente especialmente entre reuniones”.

Sandra Weber, Gestión de activos y usuaria